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Servicegesellschaften für die Reinigung

                              Trend oder Zukunftschance -             

                                        Sinn einer Servicegesellschaft

Für Tätigkeiten außerhalb des Kerngeschäftes werden im zunehmenden Maße Servicegesellschaften gegründet. Hierfür gibt es zwei verschiedene Gründe:

 

1. Bei Fremdvergabe ohne Umsatzsteuerabzugsberechtigung des Kunden   

    (betrifft in der Regel alle Krankenhäuser, Seniorenheime und öffentliche Auftraggeber)                                                                                      

Wenn Dienstleistungen fremd vergeben sind, ist das  Dienstleistungsunternehmen verpflichtet, auf seinen Umsatz die Umsatzsteuer in der derzeitigen Höhe von 19% zu erheben. Für Krankenhäuser, Seniorenheime und öffentliche Auftraggeber sind diese 19% nicht abzugsfähig und deshalb als Kosten in voller Höhe zu tragen.

Abhilfe schafft eine umsatzsteuerliche Organschaft.

Voraussetzung für eine umsatzsteuerliche Organschaft ist die finanzielle, wirtschaftliche und organisatorische Eingliederung.

Bisher ist man davon ausgegangen, dass eine Servicegesellschaft mit mindestens 51 % Anteil der Mutter unter gewissen Umständen umsatzsteuerfrei ist. Durch neue Rechtsprechungen hat sich die Lage allerdings verschärft. Durch zwei Urteile des BFH (BFH V R 26/06 vom 15.12.2007 und V R 76/05 vom 03.04.2008) wurde die Frage gestellt, ob eine organisatorische Eingliederung gegeben ist.

Eine umsatzsteuerliche Organschaft ist nur dann gegeben, wenn sowohl die organisatorische als auch die finanzielle und wirtschaftliche Eingliederung zu bejahen ist!

Bei Servicegesellschaften mit finanzieller und / oder Managementbeteiligung raten wir, die umsatzsteuerliche Organschaft von einem Steuerexperten prüfen zu lassen.

Bei Neugründungen sollten die neuen Urteile unbedingt berücksichtigt werden.

 

Für die Gründung einer Servicegesellschaft gibt es verschiedene Möglichkeiten:

 

100% Tochtergesellschaft mit eigenem Management

100% Tochtergesellschaft mit fremdem Management

51%   Tochtergesellschaft mit einem Partner  

 

Um steuerrechtlich sicher zu sein, ist es auf jeden Fall notwendig, diese Variante mit versierten Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern abzuklären.

 

2. Bei Eigenreinigung mit Tarifen nach BAT und angelehnten Tarifen 

Die Tätigkeiten außerhalb des Kerngeschäftes wie Reinigung, Küche  usw. werden im Tarifrecht der einzelnen Dienstleistungen in der Regel niedriger entlohnt als nach TvöD und angelehnten Tarifen. Hier lassen sich durch die Gründung einer Servicegesellschaft erhebliche Lohnkosten einsparen. So kann in der Eigenreinigung durch Umstellung auf die Servicegesellschaft ein neuer Tarif eingeführt werden. Für die Art und Weise der Umstellung gibt es zwei mögliche Wege:   

  

  • Ein Weg ist der Betriebsübergang nach § 6, 13 a BGB, bei dem alle betroffenen Mitarbeiter in die Servicegesellschaft  übernommen werden. 
  • Der zweite Weg ist die sukzessive Eingliederung in die Servicegesellschaft. Die bereits beschäftigten Mitarbeiter verbleiben in der bisherigen Einrichtung und werden nach dem alten Tarif entlohnt. Alle neu beschäftigten Mitarbeiter werden in der Servicegesellschaft eingestellt und nach deren Tarif bezahlt.

 

Zusammenfassend lässt sich der Sinn einer Servicegesellschaft, unabhängig ob Fremd- oder Eigenreinigung, als Kostensparmodell bezeichnen.

 

Die Servicegesellschaft als eigenständiges Unternehmen

Eine zu gründende Servicegesellschaft ist ein eigenständiges Unternehmen, auch wenn es als Tochter einer Einrichtung geführt wird. Diese Tatsache ist deshalb so hervor zu heben, damit bewusst wird, dass wie bei jeder Firmengründung ein seriöser Geschäftsplan aufgestellt wird. Dieser Punkt wird, so unsere Erfahrungen, oft unterschätzt. Wenn als Motivation die Einsparung der Umsatzsteuer gesehen wird, so verlässt man sich manchmal auf das alte Angebot des Dienstleistungsunternehmens. Man rechnet lediglich die Umsatzsteuer teilweise heraus und nimmt dies als Basis für den Geschäftsplan. Bei der Eigenreinigung wird ebenfalls sehr oft nur an die Einsparung der Lohnkosten gedacht, so dass ein Geschäftsplan auf alten Leistungsinhalten mit neuen Lohnkosten besteht. Diese Vorgehensweisen können gut gehen, jedoch werden oftmals Chancen zur weiteren Verbesserung der Wirtschaftlichkeit vertan. Denn es wird sich entweder auf ein Dienstleistungsunternehmen verlassen oder die Eigenreinigung ohne Geschäftsmodell weitergeführt. Deshalb muss aus meiner Sicht die Gründung einer Servicegesellschaft wie bei einer Existenzgründung sorgfältig geplant und die Dienstleistungen mit dem Kunden (Muttergesellschaft) konkret abgestimmt werden.   

 

Durch eine gute Planung und Umsetzung entstehen weitere wirtschaftliche Chancen.

 

Planung und weitere Chancen

Durch die konkrete Planung und die Erstellung eines Geschäftsplanes entstehen weitere Chancen zur Optimierung der Dienstleistungen und Sie erhalten die entsprechenden Controlling-Instrumente zur Führung und Lenkung der Servicegesellschaft.

 

Wer sich hier auf alten, auch wenn gut bewährten, Wegen weiter begibt, verschenkt mögliche Chancen zur Optimierung der Leistungen.

 

  • Der erste Schritt zur Planung einer Servicegesellschaft in Bezug auf Reinigung ist die Definition des Leistungsumfanges. Hier sollten alle Leistungen nach dem tatsächlichen, gesetzlichen, organisatorischen und ästhetischen Bedarf nachgeprüft werden. Bei Erstellungen von Leistungsverzeichnissen und genauem Hinterfragen der aktuellen Leistungen ergeben sich immer wieder neue Konstellationen und Altbewährtes kann dennoch erhalten bleiben. Für die Prüfung und Erstellung eines neuen Leistungsverzeichnisses hat es sich sehr bewährt, auf fremde Hilfe zurück zu greifen. Denn nur, wer das Haus und  die aktuellen Leistungsmerkmale nicht genau kennt, kann neutral und ohne Betriebsblindheit neue Vorschläge erarbeiten. Diese neuen Vorschläge müssen mit den Kenntnissen und Bedürfnissen des Hauses abgestimmt werden. Diese Erstellung eines neuen Leistungsverzeichnisses macht viel Mühe und kostet Geld. Dadurch wird in sehr, sehr vielen Fällen die Qualität gesteigert, dies bei gleichzeitiger Kostenreduzierung.

 

Beispiel :

Wenn im Leistungsumfang für die Reinigung ein Wechsel von Voll- auf Jourdienst stattfindet, lassen sich erhebliche Arbeitszeiten sparen. Wird ein Teil der eingesparten Arbeitszeit zusätzlich für Grundreinigungsarbeiten verwendet, erreicht man zwei positive Effekte. Zum einen eine gleichmäßigere Belastung der Mitarbeiter und zum anderen eine Erhöhung der Qualität.  

 

  • Der zweite wichtige Punkt für die Planung einer Servicegesellschaft ist die Festlegung der Reinigungstechnik. Jedes Unternehmen benötigt Betriebsmittel zur Erbringung seiner Leistungen. Hier können die alten Mittel des Dienstleistungsunternehmens oder aus der Eigenreinigung übernommen werden. Gerade hier steckt jedoch die zweite Chance für die Wirtschaftlichkeit des neuen Unternehmens. Im Bereich der Reinigungstechnik gibt es eine Menge Fortschritte, welche die Reinigungsqualität erhöhen und gleichzeitig die Produktivität steigern. Bei der Kalkulation der Investitionskosten sollte zugleich die Re-Investition für die folgenden 10 Jahre erfolgen. Damit haben Sie die erste Basis für die Kostenkalkulation.
  • Wenn das Wie und Womit feststeht, kann mit der Kalkulation der notwendigen Arbeitsstunden begonnen werden. Die Kalkulation der Arbeitsstunden kann klassisch nach m²-Leistung pro Stunde erfolgen. Bei der Berechnung der produktiven Stunden wird sich zeigen, dass die genaue Planung des Leistungsumfanges und der Reinigungstechnik zu einem positiven Ergebnis führt. Die sich aus  der Kalkulation ergebenden produktiven Stunden sind ein ganz wichtiger Faktor zur Kostenermittlung der Servicegesellschaft. Zudem sind diese produktiven Stunden das Haupt-Controlling-Instrument für die Wirtschaftlichkeit der Servicegesellschaft.
  • Nach der Kalkulation der produktiven Stunden erfolgt die Ermittlung  der Kosten pro Stunde. Neben den Lohn und lohngebundenen Kosten spielen die Ausfallquote, die Material-, die Investitions- und die Managementkosten eine entscheidende Rolle. Diese Kosten sollten konkret und gut geplant werden, da die Gesamtkosten die Basis für die Rechnungsstellung und für das Controlling sind.

 

Hinweis : An dieser Stelle kann die genaue Vorgehensweise der Kalkulation nur angeschnitten werden.

 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine detaillierte und ausführliche Planung zu einem langfristigen Erfolg der Servicegesellschaft führt.

 

Die drei Möglichkeiten der Umsetzung

Es gibt drei wesentliche Möglichkeiten der Umsetzung einer Servicegesellschaft, deren Vor- und Nachteile sowie die Risiken  in den folgenden Unterpunkten aufgeführt werden.

 

Komplette Eigenleistung (100%ige Tochtergesellschaft)

Die Führung des operativen Geschäfts sowie das Management liegen in Ihrer eigenen Verantwortung.

 

 Vorteile :

  • Direkter Einfluss auf die Leistungen
  • Hohe Motivation der Mitarbeiter
  • Identifizierung mit dem Haus
  • Keine Managementservicegebühren mit Umsatzsteuer
  • Keine Ausschreibung für einen Partner
  • Synergie-Effekte (Buchhaltung, Materialwirtschaft,…)
  • Gewinn

 Nachteile :

  • Eigenverantwortung
  • Investitionen
  • Kein Know-how-Transfer
  • Mitarbeiterverantwortung
  • Risiko

 Risiken :

  • Eine Gefahr bei der kompletten Eigenleistung besteht darin, dass bei unkorrekter Planung, Umsetzung und Controlling die Produktivität der Leistung analog der Eigenreinigung nicht mit der Fremdvergabe wettbewerbsfähig ist. Zusätzlich werden gern von hauseigenen Mitarbeitern mehr Serviceleistungen abverlangt als von einem Fremddienstleister.

 

Deshalb sind die konkrete Leistungsvorgabe und das Controlling ein unbedingtes Muss und damit eine wichtige Voraussetzung für die wirtschaftliche Führung der eigenen Servicegesellschaft.

 

Die gesamte Servicegesellschaft wie ein eigenständiges Unternehmen nach außen und innen leiten und führen.

 

 

Kooperation mit einem Fachpartner

Für die Kooperation mit einem Fachpartner muss Ihr eigener Anteil mindestens 51% der Gesellschaft betragen. Bei der Kooperation mit einem Partner gibt es verschiedene Möglichkeiten. In der Regel wird das gesamte operative Geschäft vom Dienstleistungsunternehmen übernommen. Durch Beteiligung an Managementaufgaben im Bereich der Lohnbuch-, Finanzbuchhaltung usw. können weitere Einsparungsmöglichkeiten entstehen, indem die Muttergesellschaft die Verwaltung ohne erhebliche Mehraufwendungen mit erledigt. Dadurch entfallen die Gebühren sowie Umsatzsteuer.

Bei einer Kooperation mit einem Partner ist Frage der umsatzsteuerlichen Organschaft besonders kritisch. Bei dieser Konstellation muss unbedingt auf die organsitorische Eingliederung geachtet werden!

 

 Vorteile :

  • Know-how-Transfer
  • Erfahrenes Management
  • Konzentration auf das Kerngeschäft
  • Geringere Personalverantwortung
  • Keine öffentliche Ausschreibung (rechtlich noch nicht eindeutig geregelt)

 Nachteile :

  • Abhängigkeit von einem Dienstleistungsunternehmen
  • Aufwändige Vertragserstellung
  • Personalverantwortung ohne direkten Zugriff
  • Lange Vertragsbindung
  • Doppelte Buchhaltung
  • Umsatzsteuer für das Management
  • Risiko

 Risiken :

  • Wenn Sie ein gemeinsames Unternehmen führen, so sind Sie auch gemeinschaftlich haftbar. Diese Haftbarkeit gilt auch, wenn Sie das operative Geschäft komplett Ihrem Vertragspartner überlassen. Da Sie die Verantwortung mittragen, ist ein genaues Controlling unabdingbar. Die wirtschaftlichen Daten werden in der Regel vom Vertragspartner geliefert, auch bei der Buchhaltung seitens des Trägers. Diese Daten sollten sorgfältig geprüft werden, denn Verluste der Servicegesellschaft sind in der Regel anteilsmäßig zu tragen.
  • Ist eine vollständige Eingliederung aus umsatzsteuerlicher Sicht gewährleistet? Wenn bei einer späteren Prüfung die vollständige Eingliederung nicht bejaht wird, kann es zu Umsatzsteuernachzahlungen kommen.

 

Ein genaues Controlling und die sorgfältige Prüfung der wirtschaftlichen Daten des Vertragspartners sind ein unbedingtes Muss und damit wichtige Voraussetzung für die wirtschaftliche Führung der gemeinsamen Servicegesellschaft.

Es ist wichtig, eine eindeutige Gewinn- und Verlust-Regelung zu treffen.

 

Halten Sie sich an das Sprichwort:           Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

  

 

Management durch einen Fachpartner

Sie gründen eine eigenständige Tochter und führen das operative Geschäft ohne Beteiligung eines Partners. Für das Management wird ein Fachpartner beauftragt.

Auch hier ist durch das Management zu hinterfragen ob eine organsiatorische Eingliederung vorliegt.

 

 Vorteile :

  • Know-how-Transfer
  • Erfahrenes Management
  • Konzentration auf das Kerngeschäft
  • Gewinn

 Nachteile :

  • Abhängigkeit von einem Fachpartner
  • Aufwändige Vertragserstellung
  • Verantwortung ohne direkten Zugriff
  • Doppelte Buchhaltung
  • Doppelte Personalverantwortung (Dienst- und Fachvorgesetzte)
  • Umsatzsteuer für das Management
  • Risiko

 Risiken :

  • Sie gründen ein eigenes Unternehmen und lassen dies von einem Fremden mit Fachkompetenz führen. Da Sie als alleiniger Gesellschafter auftreten, haben Sie die volle Verantwortung über alle Geschehnisse in der Servicegesellschaft. Deshalb ist ein sorgfältiges Controlling, auch in der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sowie der Wirtschaftlichkeit zwingend notwendig. Wenn im Management wesentliche Fehler entstehen, so tragen Sie die Verantwortung, deshalb ist eine genaue Definition der zu erbringenden Leistungen mit dem gewünschten Ergebnis festzulegen und zu vereinbaren.
  • Ist eine vollständige Eingliederung aus umsatzsteuerlicher Sicht gewährleistet? Wenn bei einer späteren Prüfung die vollständige Eingliederung nicht bejaht wird, kann es zu Umsatzsteuernachzahlungen kommen.

 

Neben einem sorgfältigen Controlling ist eine genaue Definition der zu erbringenden Leistungen und des gewünschten Ergebnisses ein zwingendes Muss und damit wichtige Voraussetzung für die wirtschaftliche und verantwortliche Führung der eigenen Servicegesellschaft.  

Es ist wichtig, eine eindeutige Gewinn- und Verlust-Regelung zu treffen.

 

Wählen Sie sorgfältig Ihren Fachpartner aus.

Egal, für welche Variante Sie sich entscheiden, planen und führen Sie die Servicegesellschaft wie ein kleiner Unternehmer mit einem exklusiven großen Kunden und der Erfolg ist vorprogrammiert.   

 

Wir stehen Ihnen für die Erstellung eines Gesamtkonzeptes für Ihr Haus gern zur Verfügung

 

Controlling

Die Kosten für die Reinigung innerhalb einer Servicegesellschaft werden zwischen 80% und 90% durch Lohnkosten beeinflusst. Der wesentliche Anteil der Lohnkosten ist die produktiv anwesende Arbeitszeit. Deshalb ist das wichtigste Controllinginstrument die ständige Überprüfung der geplanten und notwendigen produktiven Arbeitszeit der zu erledigenden Reinigungstätigkeiten mit den tatsächlichen Anwesenheitszeiten. Diese produktiv anwesenden Arbeitsstunden sollten weder über- noch unterschritten werden. Bei Überschreitung steigen die Lohnkosten bei gleichzeitiger Senkung der Produktivität. Bei Unterschreitung wird die Produktivität gesteigert, jedoch auf Kosten der Mitarbeiter und der Qualität. Eine Produktivitätssteigerung automatisch zu Mehrbelastungen der Mitarbeiter und zu einer Senkung der Qualität. Voraussetzung für ein solches Controlling ist die exakte Planung der notwendigen produktiven Stunden. Ein weiterer wichtiger Faktor für die Wirtschaftlichkeit ist die Ausfallquote durch Krankheit. Hier sollte permanent überprüft werden, wie hoch die Krankheitsquote ist und welche Ursachen zu einer erhöhten Krankheitsquote geführt haben. Steigt die Krankheitsquote über das geplante Maß hinaus, so fehlen automatisch produktiv anwesende Stunden. Diese müssen zur Absicherung der Reinigungsarbeiten entweder zusätzlich eingekauft werden oder führen zur Mehrbelastung der anderen Mitarbeiter bei niedrigerer Qualität. Weitere Controllingmaßnahmen müssen im Bereich der Wirtschaftsgüter durchgeführt werden. Im Verhältnis zu den lohngebundenen Maßnahmen sind diese  Positionen  eher zu vernachlässigen und können bei einem guten Management viertel- bzw. halbjährlich überprüft werden.                

Ganz wichtig neben dem wirtschaftlichen Controlling ist die Überprüfung der Leistungen nach den gesetzlichen Vorschriften. Es ist auf die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften im Bereich der Personalführung.

 

Das wichtigste Controllinginstrument ist der Vergleich zwischen geplanter und tatsächlich anwesender produktiver Arbeitszeit.

Krankheitsquote und deren Ursachen überprüfen.

Controlling im Bereich der Wirtschaftsgüter nicht vergessen.

Auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften achten.

 

Wenn Sie die Gründung einer Servicegesellschaft sorgfältig planen, bekommen Sie automatisch alle Controllinginstrumente in die Hand und können somit optimistisch und langfristig eine Servicegesellschaft führen.  

 

Trend oder Zukunftschance

Wenn die eigene Servicegesellschaft gut geplant, durchgeführt und regelmäßig bewertet wird, so ist dieser momentane Trend eine tatsächliche Zukunftschance. Auch wenn sich die Gesetze ändern und die Einsparung der Umsatzsteuer entfallen sollte, so haben Sie ein wirtschaftlich gut  geplantes und geleitetes Unternehmen, welches auch dann im Vergleich zur Fremdvergabe oder Eigenreinigung effektiver ist.