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Ausschreiben und Auswerten von

               Fremdleistungen

Die Vergabe von Reinigungsleistungen ist komplizierter und aufwändiger als in der Regel
eingeschätzt wird. Aber gerade die Reinigung macht einen nicht unwesentlichen Teil zur
Unterhaltung von Gebäuden aus. Zusätzlich hat die Reinigung einen sehr hohen
Stellenwert bei der subjektiven Beurteilung eines Gebäudes.

Bedarfsanalyse

Um Reinigungsarbeiten optimal einzukaufen, ist eine aufwändige Bedarfanalyse
unabdingbar. Bei dieser Bedarfanalyse muss konkret festgestellt werden, welche
Leistungen tatsächlich erbracht werden müssen. Hier sind Schnittstellengespräche
ein ganz wichtiger Erfolgsfaktor.
Lesen Sie mehr dazu unter Schnittstellenmanagement auf der Seite
Veröffentlichungen.
 
Erfahrungen haben gezeigt, dass es sehr hilfreich ist einen neutralen Berater zu
Schnittstellengesprächen einzuladen. Nur mit einem neutralen Blick und Erfahrungen
aus anderen Häusern, gepaart mit dem Wissen des eigenen Hauses kann der optimale
Bedarf ermittelt werden. Allein bei der Bedarfsanalyse lassen sich enorme Kosten
sparen oder vorprogrammierter Ärger vermeiden. Nach der Bedarfsanalyse muss eine
Erstellung des Leistungsverzeichnisses (Pflichtenheft) folgen.

Leistungsverzeichnis

Bei vielen Ausschreibungen konnte feststellt werden, dass versucht wird, alle nur
denkbaren Leistungen aufzulisten und zu erwarten , dass all diese Leistungen auch
so erbracht werden. In der Praxis hat sich erwiesen, dass es vorteilhafter ist, das
Leistungsverzeichnis in Unterhaltsreinigung und Sonderreinigungen  aufzuteilen.
Diese Aufteilung muss in der Kalkulation berücksichtigt werden. Oft besteht der
Glaube, es wäre günstiger, alle Leistungen in einem Preis zu vereinbaren und keine
Sonderleistungen zuzulassen. Doch genau dieser Punkt führt in der Regel zu den
extrem unterschiedlichen Angebotspreisen.
Seriöse Anbieter beachten in der Regel das gesamte Leistungsverzeichnis und
gehen von der Erfüllung aller Leistungen aus.
In der Angebotsprüfung ist es sehr schwer zwischen wirtschaftlichen und
unwirtschaftlichen Angeboten zu unterscheiden. Der Grund dafür ist, dass Leistungen
mit Quadratmeter pro Stunde kalkuliert und beurteilt werden.
Diese Quadratmeterleistung kann von einem Fachmann mit Objektkenntnissen
relativ sicher beurteilt werden. Sind jedoch viele Sonderleistungen enthalten, ist es
auch für den Fachmann sehr schwer, feststellen, ob die angebotenen Leistungen
realistisch sind.
 
Ein Leistungsverzeichnis, dass auf die Unterhaltsreinigung reduziert wurde, führt zu
günstigeren Monatspreisen. Alle Sonderleistungen werden separat kalkuliert und
eingekauft. Das sieht kompliziert aus, führt aber zu realistischen und
nachvollziehbaren Angeboten. Es entstehen keine pauschalen, sondern
kontrollierbare Kosten. Besonders vorteilhaft ist dies bei Veränderungen des Budget
oder Bedarfs. Ein weiterer Vorteil besteht in der leichten Überprüfbarkeit der
einzelnen Leistungen. 
 
Lesen Sie mehr dazu unter Erstellen von Leistungsverzeichnissen auf der Seite
Veröffentlichungen.

Erstellung einer Kalkulationsdatei

Inzwischen hat es sich bewährt, für die Kalkulation eigene Kalkulationsdateien zu
erstellen. Ziel einer solchen Datei ist es, alle Angebote elektronisch zu verarbeiten.
Es entfällt die Prüfung auf rechnerische Fehler. Eine elektronische Auswertung von
Daten ist wesentlich schneller und übersichtlicher als die manuelle Auswertung. 
Wichtige Voraussetzung zur Erstellung einer solchen Datei ist die Erfassung aller
relevanten Reinigungsflächen mit Reinigungsturnus. Diese Datei muss entsprechend
beformelt sein, die Zellen sollten im Anschluß zur Vermeidung möglicher Fehlerquellen
gesperrt werden. So erhalten Sie vergleichbare und eindeutige Angebote.
Selbstverständlich darf diese Datei keine kalkulatorischen oder rechnerischen Fehler
enthalten. Neben der Unterhaltsreinigung müssen alle Nebenleistungen in die
Kalkulationsdatei einbezogen werden. Bei späteren  Veränderungen der Dienstleistung
können Sie mit Ihrem Dienstleister die neuen Preise gemeinsam kalkulieren und
sparen sich dadurch aufwändige Auswertungen.   

Der Ausschreibungstext

Ein Ausschreibungstext ist zwingend notwendig. In diesem Text sollten alle Leistungen
und Gegebenheiten zur Erbringung der Leistungen beschrieben werden. Es ist wichtig,
den Reinigungsvertrag der Ausschreibung beizulegen. So können sich alle Anbieter von
den Anforderungen und Bedingungen zu den Leistungen informieren.
Das erspart spätere Irrtümer und Nachverhandlungen.
Bei Ausschreibungen nach der VOL sind alle Bedingungen der VOL zu berücksichtigen.
Ganz wichtig ist die Veröffentlichung  aller Vergabekriterien und Bedingungen.
Neben den Preisen, Leistungszahlen und Stundensätzen können Sie auftragsbezogene
Bewertungskriterien verwenden.  Zur Erbringung von Dienstleistungen ist es aus
Erfahrung sehr wichtig, zu hinterfragen, wie die Leistungen erbracht werden sollen.
Zum Beispiel macht es einen riesigen Unterschied, ob ein großer Flur mit der Hand
oder maschinell gereinigt wird.
Oder ob in einem Krankenhaus mit der Wechseltuchmethode und Dosiersicherheit
gearbeitet wird oder einfach nur mit drei Eimern.
Dies alles sind qualitätssichernde Aussagen und sollten daher zur Bewertung 
herangezogen werden. Nur durch  Abfrage der qualitätssichernden Maßnahmen, welche
als Vergabekriterien in der Ausschreibung veröffentlicht werden sollten, können Sie 
angebotene Leistungen richtig bewerten und erfahren, mit welchem Ergebnis Sie
rechnen können.

Auswertung

Die Ausschreibungen werden im Anschluß ausgewertet. Sind alle Leistungen eindeutig
definiert und in einer Kalkulationsdatei zusammengefasst, können die Angebote besser
miteinander verglichen werden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das wirtschaftlichtste Angebot herauszufinden.
 
Alle Angebote werden von uns nach einem Punktesystem ausgewertet.
Bei den Preisen ist dies in der Regel sehr eindeutig, der preiswerteste erhält die meiste
Punktzahl.
 
Die Quadratmeterleistung wird zu 50% zur Preisfindung berücksichtigt und ist
ausschlaggebend für die Qualität. Deshalb kommen bei o.g. Punktesystem 50%
der Punkte für den Preis zum tragen.
 Beispiel : Das billigste Angebot erhält 1000 Punkte, für die Leistungszahl können
                   somit maximal 500 Punkte vergeben werden.
 
Hier können Sie Expertenrat hinzuziehen, um festzustellen, welche Leistungszahl
tatsächlich für Ihr Objekt als optimal einzustufen ist.
Bietet ein Dienstleister eine höhere Leistung an, so führt dies zu einer niedrigeren
Qualität und der Anbieter erhält prozentual weniger Punkte.
Ist die Leistungszahl niedriger als Ihr Optimalwert, so führt das zu einer hohen
Stundenzahl und Leistung, ist daher als nicht so wirtschaftlich einzustufen und erhält
ebenfalls prozentual weniger Punkte.
 
Analog wird die Punktzahl bei dem Stundenverrechnungssatz ermittelt.
 
Bei den Regiestundensätzen und Nebenleistungen ist es etwas komplizierter.
In unserer Praxis hat es sich bewährt, vorab realistisch einzuschätzen, wie oft diese
Leistungen oder Regiestunden im Jahr anfallen werden. Nun können Sie die angebotenen
Preise für das Jahr hochrechnen und mit dem Preis für die Unterhaltsreinigung ins
Verhältnis setzen. Wenn Sie den Unterhaltspreis mit 100 Punkten ansetzen, dann können
Sie die Nebenpreise entsprechend mit Punkten bewerten.
 
Zuzüglich zu den den Preisen sind die anderen Bewertungskriterien entsprechend zu
beurteilen und zu bewerten.
Wenn Sie hier Punkte verteilen, müssen diese im Verhältnis zu den Preispunkten stehen.
In der Rechtssprechung ist eine Gewichtung des Preises von 30% gefordert
(OLG Dresden, VergabeR 2001, 41). An dieser Stelle besteht sehr hoher
Manipulationsspielraum.
 
Empfehlenswert ist eine Bepunktung der außerpreislichen Kriterien vor dem
Öffnen der Angebote. Sehr hilfreich ist es, mittels eines externen Beraters die
angebotenen Leistungen neutral ohne Firmenangaben zu bewerten.
Die Auswertung sollte entsprechend dokumentiert und sichergestellt sein.
 
Dies ist ein kleiner Auszug auf dem Weg zur Vergabe von Reinigungsleistungen.
In der Praxis ist es wesentlich aufwändiger und mit vielen Zwischenschritten verbunden.
 
Gern untersützen wir Sie bei Ihrer Ausschreibung.
Erfahrungsgemäß lässt sich so viel Geld, Ärger und Zeit sparen.
 
Inzwischen nutzen einige Kunden nur noch Teile unserer Leistungen und kommen
somit zu hervorragenden Ergebnissen.
 

 Unsere Leistungen für Sie

  • Erstellen einer Bedarfsanalyse
  • Erstellen von Leistungsverzeichnissen
  • Erstellen von Kalkulationsdateien
  • Erstellen von Ausschreibungstexten
  • Veröffentlichung von Ausschreibungen
  • Objektbegehungen
  • Auswertung mit Vergabevorschlag
  • Check der erbrachten Leistungen
  • Beurteilung von Nachtragsangeboten und Preisanpassungen